Krótka odpowiedź. Pieczęć elektroniczna do KSeF ma sens, gdy faktury wystawia lub wysyła program w imieniu firmy, a nie osoba logująca się własnym podpisem. Pieczęć kwalifikowana jest przypisana do podmiotu, więc nie zależy od tego, kto w firmie akurat pracuje. Podpis kwalifikowany wybierasz wtedy, gdy do systemu loguje się kilka konkretnych osób.
Kiedy firma wybiera pieczęć zamiast podpisu
- program księgowy lub ERP wysyła faktury automatycznie, także w nocy i w weekendy,
- biuro rachunkowe obsługuje wielu klientów i nie chce wiązać dostępu z jednym pracownikiem,
- firma ma wysoką liczbę faktur i integrację przez interfejs, a nie ręczne logowanie,
- zmiany kadrowe nie mogą zatrzymać fakturowania.
Pieczęć, podpis kwalifikowany czy token
| Sposób | Przypisany do | Sprawdza się, gdy |
|---|---|---|
| Pieczęć kwalifikowana | podmiotu (firmy) | faktury wystawia system, wielu użytkowników, ciągłość bez względu na kadry |
| Podpis kwalifikowany | osoby | loguje się kilka wskazanych osób, na przykład zarząd lub księgowa |
| Token KSeF | nadany w systemie | prosta obsługa małej liczby faktur, według zasad opisanych w dokumentacji KSeF |
Zasady uwierzytelniania w KSeF były i mogą być zmieniane, dlatego przed zakupem sprawdź aktualne komunikaty Ministerstwa Finansów. Szerszy opis ról podpisu i pieczęci znajdziesz w artykule o podpisie elektronicznym do KSeF.
Jak zamawiasz pieczęć w EPodpisy
- Wskazujesz podmiot i osobę uprawnioną do jego reprezentowania.
- Przechodzisz przez panel do wniosku u kwalifikowanego dostawcy.
- Weryfikujesz osobę i firmę zdalnie, bez wizyty w punkcie.
- Po aktywacji wpisujesz datę końca ważności, a panel przypomina o odnowieniu z wyprzedzeniem.
Certyfikat wystawia kwalifikowany dostawca. My prowadzimy Cię przez wniosek i pilnujemy terminów. Ogólne informacje o pieczęci znajdziesz na stronie pieczęć elektroniczna dla firm.
Dla biura rachunkowego
Biuro obsługujące kilkudziesięciu klientów ma zwykle dwa zadania. Po pierwsze, składa dokumenty w imieniu klientów, więc potrzebuje podpisów osób. Po drugie, jeśli wysyła faktury z własnego systemu, potrzebuje pieczęci albo innego uwierzytelnienia podmiotu. W panelu prowadzisz oba rodzaje w jednym rejestrze. Więcej o pracy biur znajdziesz na stronie podpis elektroniczny dla księgowych.
Co dzieje się po wygaśnięciu
Gdy ważność pieczęci kończy się, system przestaje ją honorować i automatyczne wysyłanie może się zatrzymać. Dlatego termin odnawiasz z zapasem. Zamów odnowienie co najmniej 30 dni przed końcem ważności, bo weryfikacja i aktywacja zajmują czas, a Ty nie chcesz tego robić w dniu rozliczeń. W panelu odnowienie startuje jednym kliknięciem z gotowymi danymi.
Jak wdrożyć pieczęć w firmie
- Sprawdź, który system wysyła faktury do KSeF i czy obsługuje uwierzytelnienie pieczęcią.
- Zamów pieczęć dla podmiotu, który figuruje na fakturach.
- Zrób próbne wysłanie w środowisku testowym, jeśli system takie udostępnia.
- Wpisz datę ważności do rejestru i przypisz osobę odpowiedzialną za odnowienie.
Dzięki temu zmiana pracownika w księgowości nie zatrzymuje fakturowania, a wygaśnięcie certyfikatu nie zaskakuje Cię w dniu rozliczeń. Gdy w firmie jest też zarząd, który podpisuje sprawozdania, sprawdź stronę o podpisie dla zarządu spółki.
Ile pieczęci potrzebuje firma
Zwykle jedna pieczęć na podmiot, który wystawia dokumenty. Grupa kapitałowa z kilkoma spółkami fakturującymi osobno potrzebuje pieczęci dla każdej z nich. Podpisy osób zamawiasz niezależnie, dla zarządu, prokurentów i księgowych.
Pytania i odpowiedzi
Nie zawsze. Metody uwierzytelniania są różne i zależą od sposobu pracy. Pieczęć kwalifikowana sprawdza się tam, gdzie faktury wystawia system w imieniu firmy. Sprawdź aktualne komunikaty przed zakupem.
Podpis jest przypisany do osoby fizycznej, a pieczęć do podmiotu, na przykład spółki. Pieczęć potwierdza pochodzenie i integralność dokumentu, ale tam, gdzie przepis wymaga podpisu osoby, jej nie zastępuje.
Jeśli biuro wysyła faktury ze swojego systemu w imieniu podmiotu, pieczęć lub inne uwierzytelnienie może być potrzebne. Do składania dokumentów w imieniu klientów biuro używa podpisów osób.
Zwykle od jednego do kilku dni roboczych, zależnie od dostawcy i weryfikacji firmy. Zamów z zapasem co najmniej 30 dni przed ważnym terminem.
Wielu kwalifikowanych dostawców oferuje weryfikację zdalną. Warunki zależą od dostawcy, więc sprawdź je w ofercie przed zamówieniem.