Podpis elektroniczny dla zarządu spółki i sprawozdań do KRS

Co podpisuje zarząd spółki

• sprawozdanie finansowe składane do rejestru,
• wnioski i zgłoszenia zmian do KRS,
• uchwały zarządu i zgromadzenia wspólników,
• umowy z kluczowymi kontrahentami, kredytowe i leasingowe,
• pełnomocnictwa dla księgowej, kancelarii i prokurentów.

Dlaczego zarząd to osobny przypadek

W jednoosobowej działalności podpisuje jedna osoba. W spółce z zarządem wieloosobowym albo z prokurentem dokument często wymaga kilku podpisów, a każdy podpisujący musi mieć własny, ważny w dniu podpisania. Wystarczy, że jednemu członkowi zarządu certyfikat wygasł tydzień wcześniej, i cały termin sprawozdawczy wisi na jednej osobie, która akurat jest w delegacji.

Jaki podpis dla członka zarządu

Do wielu spraw urzędowych składanych elektronicznie dopuszczony jest podpis zaufany. Podpis kwalifikowany wybierają zarządy, które podpisują dużo i w wielu systemach, bo nie zależy od jednego serwisu urzędowego i ma skutek równoważny podpisowi własnoręcznemu. Zasady dla konkretnego dokumentu, na przykład dla sprawozdania finansowego, zmieniają się, więc przed terminem sprawdź aktualne przepisy i wymogi systemu, w którym składasz dokument. Rodzaj podpisu dla każdej osoby dobierzesz w narzędziu doboru.

Jak to ułożyć w praktyce

1. Wpisujesz do panelu wszystkich członków zarządu, prokurentów i księgową.
2. Dla każdej osoby wskazujesz rodzaj podpisu i datę końca ważności.
3. Zamawiasz brakujące podpisy przez portal u kwalifikowanego dostawcy, a każdy przechodzi weryfikację zdalną, bez wizyty w punkcie.
4. Dostajesz przypomnienia z wyprzedzeniem przed wygaśnięciem, zanim zacznie się sezon sprawozdawczy.

Uchwały i umowy bez drukowania

Uchwały obiegowe i umowy z kontrahentami podpisujesz w obiegu dokumentów: kolejność podpisów, dziennik zdarzeń i skrót SHA-256 każdego pliku. Gdy przepis wymaga skutku równoważnego własnoręcznemu, użyj podpisu kwalifikowanego, a zwykły lub zaawansowany zostaw dla dokumentów, w których ważna jest sprawność i dowód woli stron.

Kwalifikowany czy zaufany w zarządzie

Tabela pokazuje typowe wybory, a nie gwarancję zgodności z przepisem. O ostatecznym rodzaju podpisu dla konkretnego dokumentu decydują przepisy i wymogi odbiorcy.

Typowe problemy zarządów z podpisami

• Podpisy wygasają w różnych miesiącach. Każdy członek zarządu kupował swój podpis kiedy indziej, często u innego dostawcy, i nikt nie widzi całości.
• Sezon sprawozdawczy. Pod koniec okresu wszyscy naraz potrzebują podpisu, a weryfikacja zdalna i dostawa trwają dłużej niż zwykle.
• Nowy członek zarządu lub prokurent. Zmiana w składzie to nowy podpis do zamówienia, zanim pojawi się pierwszy dokument do podpisania.
• Rozproszenie. Zarząd pracuje z różnych miast, więc wizyta w punkcie potwierdzającym dla każdej osoby jest kosztowna czasowo.

Dlaczego warto mieć to w jednym miejscu

Zarząd odpowiada za terminy, a nie za szczegóły techniczne podpisów. Gdy księgowa dostaje przypomnienie o wygaśnięciu certyfikatu prezesa z 60-dniowym wyprzedzeniem, problem znika, zanim stanie się pilny. Gdy nowy członek zarządu jest dodany do rejestru w dniu wpisu, ma podpis, zanim trzeba cokolwiek podpisać. Do tego dochodzi dowód: każdy dokument w obiegu ma skrót SHA-256, znaczniki czasu i dziennik, kto i kiedy podpisał. Spółka z zarządem rozproszonym oszczędza w ten sposób kilka dni na jednym obiegu uchwały, bez drukowania, skanowania i wysyłki kurierem.

Dla jakich spółek to ma sens

Najwięcej zyskują spółki z o.o. z dwuosobowym i większym zarządem, spółki z prokurentem oraz grupy, w których jedna księgowa obsługuje kilku członków zarządu. Przy jednoosobowej spółce korzyść jest mniejsza, ale rejestr terminów nadal chroni przed wygaśnięciem jedynego podpisu, bez którego nic nie wyślesz. Jeśli zarząd podpisuje także umowy z klientami, dochodzi moduł podpisu umów online, w którym druga strona nie zakłada konta i podpisuje z linku kodem SMS lub e-mail.

Ile czasu to oszczędza

Typowy obieg uchwały lub umowy na papierze to wydruk, podpis pierwszej osoby, przekazanie, podpis kolejnej, skan i archiwizacja. Elektronicznie ten sam obieg zamyka się w jednym dniu, bo każdy podpisujący dostaje link, a ty widzisz, na kim stoi dokument. Dla zarządu rozproszonego między miastami różnica to często kilka dni na jednej decyzji. Dodatkowo dziennik zdarzeń zastępuje długie wyjaśnienia, kto i kiedy podpisał, gdy kontrahent albo bank o to zapyta.

Od czego zacząć

Wypisz osoby, które w ciągu najbliższych dwunastu miesięcy będą podpisywać dokumenty w imieniu spółki, i sprawdź, kto ma jaki podpis oraz do kiedy. Brakujące podpisy zamów z zapasem, najlepiej zbiorczo. Odnowienia opisujemy w artykule odnowienie podpisu kwalifikowanego, cena i terminy, a przy okazji sprawdź, czy księgowa korzysta z tego samego rejestru, tak jak opisujemy na stronie podpis elektroniczny dla księgowych i biur rachunkowych.

Pieczęć dla spółki

Dokumenty wystawiane w imieniu spółki, jak faktury czy zaświadczenia, mogą nosić pieczęć elektroniczną. Nie zastępuje ona podpisu osoby tam, gdzie przepis go wymaga. Koszty i plany zespołu porównasz w cenniku.