Podpis kwalifikowany z weryfikacją online dla firm

Krótka odpowiedź. Podpis kwalifikowany z weryfikacją online zamawiasz przez portal dostawcy, a tożsamość potwierdzasz zdalnie, na przykład przez rozmowę wideo albo przelew weryfikacyjny, zależnie od oferty. Wizyta w punkcie nie jest wtedy potrzebna. Zwykle zajmuje to od jednego do kilku dni roboczych. Firma z kilkoma osobami powinna zamawiać podpisy z zapasem, najlepiej 30 dni przed terminem.

Na czym polega weryfikacja online

Certyfikat kwalifikowany wystawia się osobie, której tożsamość została potwierdzona. Kwalifikowani dostawcy oferują kilka dróg. Można potwierdzić tożsamość osobiście w punkcie, ale wielu dostawców dopuszcza też metody zdalne. Dostępne metody, ich warunki i ceny różnią się między dostawcami, więc przed zamówieniem sprawdź je w aktualnej ofercie.

• weryfikacja wideo z dokumentem tożsamości,
• potwierdzenie przez konto bankowe, jeśli dostawca to przewiduje,
• potwierdzenie przez istniejący podpis kwalifikowany albo inny środek o odpowiednim poziomie,
• wizyta w punkcie, gdy żadna metoda zdalna nie pasuje.

Co przygotować przed zamówieniem

1. Ważny dowód osobisty lub paszport osoby, która będzie podpisywać.
2. Dostęp do własnego adresu e-mail i telefonu, bo na nie trafiają kody i potwierdzenia.
3. Komputer lub telefon z kamerą i stabilnym łączem, jeśli wybierasz weryfikację wideo.
4. Dane firmy, jeśli certyfikat ma zawierać informację o organizacji.

Dokładną listę wymagań poda dostawca w trakcie wniosku. Warto zrobić to w spokojnym momencie, a nie w dniu składania oferty.

Podpis dla całego zespołu

Jedna osoba zamawiająca podpis to prosta sprawa. Gdy zarząd, prokurent i księgowa mają mieć własne podpisy, pojawia się problem pilnowania. Każdy certyfikat ma własny koniec ważności, a każda weryfikacja zajmuje czas. W panelu EPodpisy zbierasz wszystkie osoby w jednym rejestrze, widzisz, kto ma ważny podpis, a komu wygasa za 30, 14 lub 7 dni, i startujesz odnowienie z gotowymi danymi. Tak pracuje na przykład zarząd z wieloosobowym składem.

Podpis na karcie czy zdalny

Weryfikacja online dotyczy tego, jak potwierdzasz tożsamość. Odrębna decyzja to forma podpisu, czyli karta z czytnikiem albo podpis zdalny. Porównanie obu form dla firm znajdziesz w artykule podpis kwalifikowany w chmurze czy na karcie.

Ile to kosztuje i ile trwa

Cena zależy od dostawcy, okresu ważności i formy podpisu. Orientacyjne widełki i to, co składa się na koszt dla firmy, opisujemy w artykule ile kosztuje podpis kwalifikowany. Czas zależy od weryfikacji. Gdy dokumenty są gotowe, a rozmowa wideo dostępna od ręki, całość bywa załatwiona w jeden dzień. Gdy trzeba poprawić dane lub zaczekać na termin weryfikacji, zajmie to kilka dni.

Najczęstsze potknięcia

• Dokument tożsamości jest nieczytelny na wideo albo ma odbicia światła.
• Dane we wniosku różnią się od danych w dowodzie, na przykład w pisowni nazwiska.
• Zamówienie złożono w dniu terminu, a weryfikacja wypadła w weekend.
• Nie zrobiono próbnego podpisu w systemie, w którym podpis jest wymagany.

Ostatni punkt jest najczęściej pomijany. Po aktywacji podpisz testowy plik w systemie odbiorcy, zanim będzie potrzebny naprawdę. Dla przetargów robi się to z wyprzedzeniem, bo opisujemy tam wymogi ważności w dniu składania oferty.

Kiedy lepsza jest wizyta w punkcie

Weryfikacja zdalna nie zawsze pasuje. Gdy dokument tożsamości jest uszkodzony, kamera nie działa albo osoba nie ma dostępu do metody wymaganej przez dostawcę, szybciej załatwisz sprawę osobiście. Wybór ma sens także wtedy, gdy zamawiasz kilka podpisów naraz dla osób w jednym biurze i dostawca prowadzi punkt w Twoim mieście. Dla zespołu rozproszonego po kraju zdalna weryfikacja zwykle wygrywa, bo każdy robi to w swoim czasie.

Jak ułożyć zamówienie dla firmy krok po kroku

1. Wypisz osoby, które naprawdę podpisują dokumenty, i przypisz im rodzaj podpisu.
2. Sprawdź, w jakich systemach podpis będzie używany, i czy wymagają karty, czy akceptują podpis zdalny.
3. Ustal kolejność, żeby nie weryfikować wszystkich w tym samym tygodniu, zwłaszcza przy końcu roku obrotowego.
4. Wpisz daty końca ważności do rejestru i ustaw przypomnienia na 30 dni przed.
5. Po aktywacji każdy robi próbny podpis w kluczowym dla siebie systemie.

Bezpieczeństwo danych przy weryfikacji

Podczas weryfikacji wideo pokazujesz dokument tożsamości kwalifikowanemu dostawcy, który podlega nadzorowi i wymogom rozporządzenia eIDAS. Nie wysyłaj skanów dowodu mailem do osób trzecich i nie zamawiaj podpisu przez pośrednika, którego nie możesz sprawdzić. Sprawdź, czy wystawcą certyfikatu jest podmiot z listy zaufania, a nie tylko sprzedawca. Jak działają poziomy podpisu w prawie unijnym, opisujemy w artykule o podpisie a eIDAS.

Jak zamówić przez EPodpisy

W narzędziu doboru wskazujesz, co podpisujesz i ile osób potrzebuje podpisu. Pokazujemy, czy wystarczy prostszy rodzaj podpisu, a gdzie kwalifikowany jest wymagany. Potem przechodzisz do wniosku u kwalifikowanego dostawcy, a po aktywacji pilnujemy terminu ważności. Gdy firma wystawia też faktury elektroniczne, kolejnym krokiem jest uporządkowanie, jak wystawiać i odbierać faktury w KSeF.